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ミスのない経費精算と申請書の一括管理を実現

TEPCOホームテック株式会社

会社URL
https://www.tepco-ht.co.jp/
担当者名
小倉様、吉田様
  • 1~50名
  • 建築・不動産

弊社は『省エネをすべての家に』をテーマに住宅の省エネ総合サービスを全国のお客さまに提供しています。”エコキュート”や”太陽光発電システム”、”蓄電池”等の省エネ機器を、初期費用0円の定額でご利用いただけるサービス『エネカリ』が、おかげさまでお客さまに大変ご好評をいただいております。

課題

  • 申請・稟議や承認経路のルールが明確化されておらず、記載ミスや承認の滞留状況が把握できない状況
  • 申請の内容や金額のチェックを行う管理部門の負担が大きかった

決め手

  • 申請フローの作成が容易
  • 導入実績が豊富
  • パソコンに慣れていない従業員でも使いやすいデザイン

効果

  • 社内手続きが確実かつ迅速に行われ、管理文書を有効に活用できるようになった
  • 経費精算のミスが減り、経理担当の負担が軽減された

TEPCOホームテック株式会社様は、申請書や稟議書をエクセルで作成し書面やメールで回付していました。ジョブカンの導入により、クラウド上で申請・精算業務が実施可能になり、ペーパーレス化も実現できたそうです。システム導入から社内業務の効率化成功までを伺いました。

使いやすさと安心の実績でジョブカンを導入

ジョブカン導入前はどのように管理されていたのでしょうか。

会社の設立(2017年8月)から半年間、申請書や稟議書をエクセルで作成し、プリントアウトやメールに添付するなどして各担当者に回していました。
書類の記載方法や承認ルートが浸透しておらず、記載ミスや承認がどこで滞留しているかを把握しづらく、申請者・承認者双方に時間のロスが生じていました。
申請内容を台帳や経理システムに登録する管理面の負担も大きかったです。

システムの導入を検討した理由を教えてください。

適切な文書管理、申請・稟議ルールの明確化、また手続きの簡素化を実現するには、ワークフローシステムの導入が有効だと考えました。
経費精算についても金額ミスが多く、正誤チェックをする経理担当の負荷を軽減したいという思い。もあり、導入検討を始めました。

ジョブカンの決め手は何でしたか?

フローの作成が容易であること、導入実績が豊富であること、パソコンに慣れていない従業員でも使いやすいインターフェース、経理システムとのデータ連携が可能であることを条件としました。他サービスとも比較し、必要な機能を備えながらシンプルに操作できる点からジョブカンが最適だと判断しました。

申請・承認、経費精算をジョブカンでミスなく無駄なく

初期設定や社内浸透はスムーズに行えましたか?

初期設定から社内浸透まで問題なく行えました。ヘルプページやサポート窓口を利用し、適宜疑問を解消しながら設定を進めました。初期設定から仮運用までが約2週間、その後の動作確認から本格的な運用まで約2週間、全部で1ヶ月ほどでした。
社内には簡単なマニュアルを作成し周知しました。質問はそれほど出ませんでしたね。画面デザインや操作がシンプルですし、大きな混乱なく従業員に受け入れてもらえたと思います。

ジョブカン導入後の運用状況はいかがですか?

現在は主に、社内稟議、押捺申請、経費精算などで使用しています。申請書は17種類ほど登録しています。社内手続きが確実かつ迅速に行われ、管理文書を有効に活用できるようになりました。社内業務の効率と品質が向上したことを実感しています。
従業員も便利になったと好評でした。

ジョブカン経費精算で便利だと思う機能を教えてください。

乗換案内と連携した交通費の精算機能が便利です。定期券のルートや期間を考慮して金額を自動算出してくれるため、申請者だけでなく、経理担当者の確認の負担も減っています。

何かご要望がありましたらお申し付けください。

機能不足だと感じることはほとんどないですね。導入している会社が多い分、多様なニーズに磨かれたサービスだと感じます。

ありがとうございました。

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