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ジョブカンで社内制度を構築し承認フローを確立。企業規模拡大に備える

株式会社レコモット

会社URL
https://recomot.co.jp/
担当者名
コーポレート本部 ゼネラルマネージャー 片桐様、藤田様
  • 1~50名
  • インターネット関連サービス

時間と場所に縛られず、人を中心とした働き方改革を推進するセキュアなデジタルワークプレイスサービス「moconavi」を軸に、テレワークとビジネスコミュニケーションを安全に提供する事業を提供しています。

課題

  • 従業員の倍増により、紙・手入力での稟議と経費精算業務が難しくなった
  • さらなる企業規模拡大に向けて、稟議・経費精算制度を整備する必要があった

決め手

  • 初期費用が無料で月額料金も安価
  • 承認経路・閲覧権限の細やかな設定に対応可能

効果

  • 稟議・経費精算のルール化と承認フロー確立を実現
  • 経費精算のCSVデータを会計ソフトにインポートできるようになり入力の手間を削減できた
  • 自社製品との連携で社外からも安全に接続でき、申請・承認が可能になった

テレワークとビジネスコミュニケーションを提供している株式会社レコモット様。会社の拡大に伴い管理方法の負担が大きくなり、ジョブカンの導入を決定されたそう。経緯や導入後の効果を伺いました。

従業員の倍増により、手入力での経費申請管理に抜け漏れが発生

導入前の管理方法を教えてください。

立替経費申請は、社員各自が指定のエクセルフォームで作成・印刷した申請書に領収書を貼り付けて経理担当に提出していました。経理担当者は会計システムに仕訳を手で入力し、振込データへも手入力で反映させていました。
稟議書については明確な規定がなく、各従業員が社長・取締役にメールや口頭で確認を取りながら実施していました。

導入前はどのような課題がありましたか?

従業員が1年で倍増したことで経費精算数・稟議数も増加し、運用や管理の面で課題が出てきました。
手入力での経費申請管理に抜け漏れが発生したり、上長からの承認印を受ける仕組みをこれまで通り運用することが難しくなりました。
今後も従業員数は増える予定でしたので、このタイミングで会社として稟議・経費精算制度を整えるべきだと感じました。

ジョブカン導入を決めたポイントを教えてください。

承認フローの構築には書面回付・メール・チャット・システムなど様々な方法があると思います。我々の場合は、専用のシステムをまず導入して、規定や運用ルールをイチから決めていこうという方針でした。

システム選定の際は、経費精算・ワークフロー機能の両方を備えており、使いやすいことが一番の条件でしたね。会社全体が「ワークフローシステム」というものに慣れるために、まず立替経費申請からシステム化し、その後稟議制度まで展開することを見据えていたためです。

ジョブカン導入の決め手は、承認経路・閲覧権限の機能と料金設定でした。

承認経路については、条件分岐を設定できたり、フォームごとに全申請を閲覧できる担当者を決められたりと、自社の運用に必要な設定がきちんと備わっている点がポイントでした。各承認ステップでのきめ細やかなAND/OR設定や、代理承認機能も、承認フローの円滑な運用を目指す上での安心材料になりました。

また、初期費用がかからないことは魅力でしたね。さらに、段階的な導入を検討していた弊社にとって、月末時点のユーザ数での従量課金という料金プランがぴったりだと感じました。

申請者目線の画面設計と、カスタマイズ性の高いフォームでスムーズに社内浸透

導入後の効果を教えてください。

経費精算業務は、承認フローを確立できたことで管理が楽になりました。経理担当としても、ジョブカンのCSVデータを会計ソフトにインポートできるようになったため、入力の手間が軽減され助かっています。

稟議制度は、規定の作成から始めたにもかかわらず、約1~2ヶ月である程度安定して運用にできるようになり驚きです。
大きな混乱なく、システムと制度の導入を同時に実現できました。

申請者目線の入力しやすい操作性と、柔軟にカスタマイズできるフォーム設定がスムーズに社内浸透できたポイントだと思います。

便利なのは、外出先でもモバイルから作業できるところと承認アラートの機能です。申請・承認作業が滞ることがなくなりました。

サポート窓口はご利用いただいていますか。

導入初期にチャットやメールで機能についてよく問合せていたのですが、私たちのやりたいことをきちんと理解した上で、誠意ある回答をいただけたと思います。
機能改善も頻繁に実施いただいているようですので、より積極的に改善のお知らせをいただけると見逃しがないと思います!

貴社独自の活用法を教えてください。

自社サービスのテレワークプラットフォーム「moconavi」と連携しています。社外からでも安全に様々なサービスにログインできるシステムです。モバイルに届いた承認依頼メールからリンクを開き承認するという一連の流れを、スムーズにセキュアに行なうことができ好評です。自社製品を組み合わせて使えるのは嬉しいですね。

ありがとうございました。

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