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キングソフト株式会社

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支払処理が5営業日から2営業日に短縮。月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮することができました。

キングソフト株式会社 会社URL: https://www.kingsoft.jp/

キングソフト株式会社は、『すべてのユーザーにキングソフトを!』という旗印のもと、2005年に中国大手IT企業”KINGSOFT Corporation”(現:KINGSOFT Corporation Limited)のジョイントベンチャーとして設立されました。事業としては、全世界で1億ダウンロードを誇るライブ配信アプリ「LiveMe(ライブミー)」をはじめとするスマホアプリサービス事業、総合オフィスソフト「WPS Office」、無料セキュリティソフト「KINGSOFT Internet Security 」といったソフトウェア事業、広告代理事業、自社タレントのPR・マネジメント等をおこなうプロダクション事業と、領域は多岐にわたります。

課題

  • 別サービスを使用していたが、ワークフローのデータを会計システムへ手入力しており、経理の工数が多かった
  • その影響で月次決算の締めも遅かった
  • 工数削減と監査対応、データ検索の利便性を高める必要があった

決め手

  • 使用している会計ソフトに連携している
  • コストが安い
  • 同じ画面でタブを切り替えて作業できる操作性がいい

効果

  • 支払処理が5営業日から2営業日に短縮された
  • 月次決算締めは12営業日から8営業日へと短縮

「支払処理が5営業日から2営業日に短縮。月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮することができました。」

経理法務Div. ディレクター 山岡玲さん
人事総務Div.社内ITチーム ディレクター 海野成子さん
人事総務Div.社内ITチーム 桝田雄介さん

ジョブカン導入前はどのような課題感がありましたか。

山岡さん約1年前までは別のワークフローシステムを導入していたのですが、一部の申請は紙で運用していました。また、当時はワークフローのデータを会計システムへ手入力しており、入力やチェックなど、経理の工数が非常に多くなっていました。その影響で月次決算の締めも遅かったですね。工数削減と監査対応、データ検索の利便性が目的でシステムの導入を検討開始しました。

ジョブカンにした決め手はなんですか。

山岡さん前職で使っていたものも含め3~4つを比較検討しました。重視していたのは会計ソフトへの連携でした。ジョブカンにした一番の決め手はやはりコストでしたね。また、同じ画面でタブを切り替えて作業できる操作性がいいかなと思いました。

導入時に大変だったところはどこですか。

海野さん初期設定の際もつまづくことはあまりなく、設定自体は一週間程度と予定よりも前倒しで導入できました。プログラムを組まなくていいですし、ボタンを押していくだけで承認経路を設定できるので、ITの知識がない方でも簡単に操作できると思います。
山岡さん従業員はこれまで紙で申請をしていたので慣れていないこともあり、はじめは問合せが多かったです。社内に浸透させるために説明会を開き、マニュアルも作りました。また、「何かあったらお気軽に相談してください」と伝えていました。

「希望していた運用が可能になり、課題がばっちり解決されました。」

導入後の運用状況はいかがですか?

山岡さん全てジョブカンワークフローを通して申請・承認をしています。会計データとFBデータはジョブカンのデータを活用し、支払処理が5営業日から2営業日に短縮されました。導入に伴ってその他のオペレーションも改善できましたので、月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮しました。希望していた運用が可能になり、課題がばっちり解決されました。
桝田さん以前使っていたシステムは背景が暗く、文字が白で見づらかったんです。ジョブカンは直感的に使いやすいですね。
海野さん稟議や申請書も一元管理できていなかったので、それらも全て整備してジョブカンワークフローに集約しました。「なんでもジョブカンから申請してね」と社内にアナウンスできますし、一つのシステムに情報が集約されているのはすごくいいことだと思います。

運用していて便利な機能はありますか?

山岡さん工出力データの項目を自由に組み合わせられるところは、会計システムにつなぐ際に便利ですね。また、フォームも簡単に改修できるので助かります。
海野さん申請後でも内容を編集できるのがすごく便利です。間違った内容で申請してしまっても、取り消しをせずに修正できる点がいいですね。
桝田さんコメント機能がありがたいです。“よくわからないからとりあえず差し戻す”という承認者が出ないように、コメント欄でチャットのように会話しています。コメントの履歴を残せるのもいいですね。

「初期設定が誰でも簡単にできる点がおすすめですね。」

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

山岡さんレスポンスが速く、ストレスが少ない点がいいと思います。
海野さんやはり、初期設定が誰でも簡単にできる点がおすすめですね。

■キングソフト社のジョブカンワークフロー導入事例はこちら

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