導入事例 – Candee様

「経費精算も、稟議申請も、同じシステムで管理できるのが魅力的でした。」

株式会社Candee 執行役員 熊谷永典さん

ジョブカン経費精算を導入する前は、どのように申請を管理されていましたか?

熊谷ジョブカン経費精算導入前は、帳票類はExcel等を出力して紙で運用していました。創業当初はそれで回っていたのですが、会社が拡大し社員が20名を超えるようになると、紙で管理することが負担になってきました。

紙の運用に対して、どのような点で課題を感じていましたか?

熊谷申請書の管理が大変でしたね。紙だと自動採番できないので、システム導入前はExcelで従業員共用の稟議書管理シートを作り、管理していました。そのため、過去の申請書を探すのも一苦労でした。

他にも、承認者が出張等で不在になると承認が止まってしまうことや、古いバージョンの申請書で申請されてしまうこと、そもそも紙をどこに保存するのかという物理的な問題など、課題意識はたくさんありました。

また、経理担当者目線では、紙の申請書を見て1件1件仕訳や支払処理をする必要があり、非常に負荷がかかっていました。経費精算の件数が多かったこともあり、月末は必ず残業が生じていました。

どのような経緯で経費精算システムの導入を検討されたのでしょうか?

熊谷業務効率化、内部統制強化、監査法人や第三者からの審査を考慮し、創業当時から申請情報は全てデータに残し簡単に検索できる環境を整えておきたいと考えていました。また、紙の運用で書類の紛失や遅れが生じていたため、リスク管理の意味でも、できる限り早くこういったシステムを入れたいと思っていました。

加えて、経費精算については、元々仕訳作業を外部へ委託していましたが、抜け漏れや仕訳作業にどうしても時間がかかる等の問題があったため、内製化を進めるためにも経費精算システムの導入を検討していましたね。

「スマホアプリもよく使っています。社外から申請・承認することが増えてきました。」

どのような点でジョブカン経費精算に魅力を感じましたか?

熊谷第一に、経費精算だけでなく稟議申請に関しても、同じシステムで管理できる点です。他社システムでは、「経費精算だけ」「稟議申請だけ」といったどちらか片方のみのシステムが多く、ジョブカン経費精算のように、稟議書の申請・承認ができ、経費精算もできるシステムは実はあまり多くはないかと。

第二に、UIの良さです。他社システムでは、紙のような申請書フォーマットで印鑑型の捺印がされるシステムもありましたが、より、Webに最適化された画面設計のジョブカン経費精算を選択しました。

第三に、コストです。経費精算システムは中長期で利用していくシステムのため、ジョブカン経費精算のようにできる限り安く利用できるものを探していました。

初期設定は大変でしたか?

熊谷とても簡単にできました。画面に沿ってマスタ情報を入れて、使いたい帳票類を登録するだけで運用開始できました。

情報システム担当が不在の当社にとって、ジョブカン経費精算はシステムに強くない者でも簡単に設定できるので非常に助かっています。他の経費精算システムだと、組織や承認経路が変わる度に、ベンダーに依頼したりシステム担当者が設定し直したりする必要があり、非常に手間がかかりますが、ジョブカン経費精算だと誰でもサクサクできるところがいいですね。

ジョブカン経費精算で便利だなと思う機能はありますか?

熊谷まずは、コメント機能です。申請書上でコメントをやりとりできるのですが、「事前申請が紐付いていません」「領収書が添付されていません」などのやりとりが簡単にできるので助かっています。紙で運用していた時は、どうしても口頭やメール・チャットでやりとりしていたのですが、その頃に比べるとやりとりにかかる手間が大幅に削減されました。

スマホアプリもよく使っています。個人的にはPCよりアプリのほうが見やすいです。会社で申請・承認するより、社外からリモートで申請・承認をするほうが多くなっています。

あとは、複雑な承認経路も設定できるのも便利ですね。「◯◯案件の場合のみ、特定の承認ステップを飛ばしたい」「◯◯申請は別の承認ルートにしてほしい」等、細かい要望が社内からあがるのですが、ジョブカン経費精算では相当細かい設定ができるので助かっています。

「申請書を探すのにかかっていた手間が大幅に短縮されました。」

ジョブカン経費精算導入後の効果はいかがですか?

熊谷まず何より、申請・承認に関する社内フローを構築できたことが大きいです。社内で利用する帳票類はすべてジョブカン経費精算に集約されますので、網羅的に管理できるようになりました。社員からも「申請方法がわからない」という問い合わせが減少しました。また、紙で運用していた時は、古いバージョンの申請書で申請されることがありましたが、それも無くなりましたね。管理者としては、「何かあったらジョブカン経費精算で申請してください」と伝えるだけで回る仕組みを整えることができたので、大変楽になりました。

また、申請書管理も非常に楽になりました。申請書Noやタイトル、申請者名など、様々な条件で申請書検索できるので、申請書を探すのにかかっていた手間は大幅に短縮されました。クラウドなので、会社にいなくても申請を確認できるのもありがたいですね。

サポート体制はいかがですか?

熊谷とても良いと思います。チャットサポートがあるので、聞きたいことがあればすぐに連絡でき、返信も早いので非常に助かっています。逆にチャットサポートがないサービスは困りますね。メールや電話だと手間ですし、スピード感も全然違いますので。

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

熊谷ジョブカン経費精算は、経費精算だけでなく、事前の稟議申請や各種捺印申請も含め、社内のあらゆる申請書を管理できるのが大きな特徴だと思います。そのおかげで、稟議申請→経費精算・支払依頼等、一連の流れをスムーズに管理できています。申請〜承認〜経理業務(仕訳・支払)を一気通貫できるので、とても助かっています。

株式会社Candee
株式会社Candee
所在地
東京都港区南青山3-2-2南青山MRビル2F
設立
2015年2月23日
事業内容
メディア事業、広告事業、タレントマネジメント事業
ウェブサイトURL
http://candee.co.jp/