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申請書の検索機能が充実しており、承認状況を把握しやすい

株式会社ベアーズ

会社URL
https://www.happy-bears.com/
担当者名
経営企画部 課長 朝岡真央さま
  • 101~300名
  • 人材関連サービス
  • 建築・不動産

ベアーズは、『女性の”愛する心”を応援します』をコンセプトに、家事代行やハウスクリーニングなど、暮らしに役立つ様々なサービスをご提供しております。

課題

  • 既存のシステムでは機能が不十分で、使い勝手が悪かった
  • チャットツールを利用した申請・承認管理では、承認のログが残らず、社内統制がとり辛い

決め手

  • 申請書の検索機能が充実していた
  • 使い勝手の面でとても優れており、直感的に利用できる

効果

  • 承認状況がすぐ把握できるため、どこで承認が止まっているかわかるようになった
  • 申請閲覧機能によって申請内容の共有を簡単に行うことができる

株式会社ベアーズ様は、以前はチャットツールで申請・承認管理をすることもあり、ログが残らないために社内統制がとりづらい状況にあったそう。ジョブカンの導入により、こうした課題を解決できたといいます。ジョブカンを選んだ理由や導入後の効果を伺いました。

内部統制向上のため、ワークフローシステムを導入

ジョブカン経費精算/ワークフローを導入する前は、どのように申請を管理されていましたか?

もともとは、別の会社が提供しているワークフローシステムを利用して申請と承認の管理を行っていました。また、一部のメンバーにおいてはチャットツール等を利用しての申請・承認管理なども行っていました。

なぜ既存のシステムからの入れ替えを検討されたのでしょうか?

既存のワークフローシステムでは不十分な機能があったり、見た目も古く、使い勝手が悪いという課題がありました。また、チャットツールを利用した申請・承認管理では、承認のログがきちんと残らないこともあり、社内の統制がとり辛いという問題がありました。そのような事情もあり、社内の運用に耐えうるワークフローシステムを導入することで、内部統制の向上をはかろうと考えたのがジョブカン経費精算/ワークフロー導入のきっかけです。


使い勝手が良く、直感的に利用できる

ジョブカン経費精算/ワークフローを選んだ決め手は何だったのでしょうか?

もともとジョブカン勤怠管理を利用していた、というのが最初のきっかけです。まずはお試ししてみようと思い、実際にユーザを登録してみたり、フォームを作って申請してみたりしました。利用していく中で、もともと社内で利用していたワークフローシステムの使いづらい部分が解消されていることが確認できました。非常に使い勝手がよかったということもあり、ジョブカン経費精算/ワークフローの導入を決めました。

具体的には、どのような点が解決できたのでしょうか?

もともと利用していたシステムだと、例えば検索機能がなかったりと、非常に不便を感じることがありました。その点、ジョブカン経費精算/ワークフローでは申請書の検索機能が充実しているのがよかったです。また、使い勝手の面でとても優れており、直感的に利用できた点にも非常に魅力を感じましたね。

他に魅力を感じていただいた点があれば教えてください。

承認状況が把握しやすいところです。承認ステップが見やすいので、どこで承認が止まっているかがわかりやすくなっています。結果として、承認待ちで止まっている担当者へ連携が取りやすくなりました。また、申請閲覧機能のおかげで申請内容の共有を簡単に行うことができるようになり、社内のコミュニケーション面が大きく改善された点も良かったです。

逆にもう少しこうだったら……、という点はありましたか?

申請フォームのコピーはできるのですが、申請経路のコピー機能がないため、似たような申請経路が複数ある場合だと少し設定に苦労しました。今後、申請経路のコピー機能が追加されると嬉しいですね。
(※現在は申請経路のコピー機能もご利用いただけます。)


『導入ハードル』が非常に低いサービスだと思う

導入後、従業員の方々からの反響はありましたか?

「使いやすい」といった声が従業員から出ています。また、従来のシステムは従業員に浸透させるため、導入時に専用のマニュアルを作る必要がありました。しかしジョブカン経費精算/ワークフローは直感的に使えるシステムなので、簡単な操作説明だけで導入できたので助かりました。「とりあえず使ってみてください」という説明で運用を始めることができ、システムの運用を推進する側としては非常に楽でしたね。

最後に、検討中の企業様にメッセージをお願いします。

色々な面で、導入コストが低いサービスといえるのではないでしょうか。費用の面でもそうですが、初期設定も簡単で手軽に使い始めることができるうえ、その後の設定変更も難なく行うことができ、運用面から見ても非常に助かります。こうした意味で、システムの運用管理者にとって「導入ハードル」が非常に低いサービスだと思います。

ありがとうございました。

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