株式会社arma bianca

株式会社arma bianca様は、企業規模の拡大と共に経費精算の工数削減と透明化が必要だと感じるようになりました。現在は、ジョブカン勤怠管理・経費精算をご利用いただいています。サービス間連携や導入後の運用について伺いました。

企業規模の拡大と共に、経費精算の不透明さが課題に

導入前の運用・課題を教えてください。

使用した経費の合計金額を書いた紙と領収書を提出し、経理担当が確認、スプレッドシートに記入の上顧問税理士に共有していました。 領収書は提出されるものの、何に使用したか不明でした。交通費については、会社用ICカードのチャージ領収書を出してもらっていたのですが、業務に関連しているのかどうかを確認する方法がありませんでした。従業員との信頼関係で経費精算を行っている部分が多かったですね。しかし、従業員が増加するにつれ、「この運用では問題が起こる危険性がある」と感じるようになりました。また、経理担当の確認や管理の工数が増えてきたこともあり、履歴が残り、管理が楽になるシステムの導入が必要だと考えました。

ジョブカン経費精算の導入のポイントを教えてください。

まずは勤怠管理から導入しました。自社の規定に柔軟に対応できるかどうかという観点で様々なツールを比較しましたね。最もシステムの自由度が高く、機能が豊富なサービスがジョブカン勤怠管理でした。 その後経費精算システムの導入を検討開始したのですが、打刻と同時に交通費精算を実施できる機能など、勤怠管理と連携できることが大きなポイントでした。また、申請ごとに承認経路を変更できる機能も、経費精算の透明性を担保するために必要だと感じました。

初期設定など導入はスムーズに行えましたか？

初期設定時は、分からないところがあればまずヘルプページを確認しました。それでも解決できない場合はチャットサポートで問い合せていました。 その後、社内向けの簡単なマニュアルを作成し、社内の掲示板で共有しました。不明点は適宜質問を受け付けました。

経費精算の工数削減・透明化に成功。勤怠管理との連携でより便利に

導入後の運用はいかがですか。

経費精算に関わること全てにジョブカンを活用しています。中でも勤怠管理との連携機能が便利ですね。 毎日個々人の交通ICカードで打刻し、同時に使用履歴を読み込ませています。そうすることで、経費精算時の確認と管理工数を削減できました。特に移動が多い営業職からは「精算業務が楽になった」という声をもらいました。 また申請履歴が残るので、経費精算の透明化も実現できました。 今後は、ジョブカン給与計算と経費精算の連携が強まればと思います。現在の運用ではCSVデータを扱う必要があるので、ボタン一つで連携できるようになることを期待しています！

ありがとうございました