サンドビックツーリングサプライジャパン株式会社

サンドビックツーリングサプライジャパン株式会社様は以前、承認を紙ベースで行なっていましたが、作業効率の悪さや世間の電子化の波を受けシステム導入を検討しました。ジョブカン導入の経緯や効果を伺いました。

導入前の運用を教えてください

経費精算はExcel（エクセル）のテンプレートを使用して、紙ベースで承認を行なっていました。そのため、上司が不在だと承認をもらえないことや過去データを紙ファイルで探す手間がかかることがありました。また適切な承認であるか不透明という課題もありました。公共交通機関使用の場合、最安値のルートを使用しているかや誤った申請がされていないかの判断が難しく、承認者の適切さの担保がされていませんでした。紙ベースの承認から電子承認に替えたいという思いがあり、のちのち電子データとRPAを使った自動化も進めたいということがありました。

どのような経緯でジョブカンを検討されたのでしょうか

弊社は本社工場となっており、生産現場ではパソコンを持ってない人がいるため、経費精算をする人も限られています。以前も承認の電子化を推進したことがあったのですが、現場で使える頻度が少なく費用対効果が悪いため導入を見送りました。その後、役員の交代や世間の電子化の流れを受け、再度電子化のシステムを探し始めました。

導入の決め手を教えてください

さまざまな点で決め手がありました。まず運用の際に、自分たちで設定やメンテナンスができること。経費精算だけでなく汎用フォーム等をカスタムすれば、ほかの申請にも活かせるという点が魅力でした。 またスマホにも対応しているため、どこからでも承認ができる点もよかったです。費用の面でも、トライアル期間が十分に設けられているため使用感を確認できましたし、クラウド管理のため導入費がかからないことやランニングコストが安価であることも決め手となりました。

導入後の効果はいかがですか

導入前の課題が解決されました。経費精算のほか、仮払金申請、捺印申請、交際費精算、規定外支払い、新規取引先申請等で使用しています。上長が不在でもPCやスマホから承認を受けられますし、データをダウンロードして計上できるのでミスが減りました。また、承認ルートが透明化したことにより、適切な承認者であるかや最安の交通費であるかが担保されました。誤った申請も減少しました。

導入してよかったと思う場面がありましたら教えてください

計上する作業時間が2分の1になりました。仕分けに必要な項目を自由に設定でき、データを使用して計上することで作業効率が格段に上がりました。細やかな設定が可能で、使い勝手が良いため、従業員が迷うことなく利用できています。電子承認になったため、進捗を確認したり、操作ログを内部監査に利用したりしています。外国人従業員がいるため、翻訳機能も重宝しています。

ありがとうございました