フォーマットがたくさんあるため、スムーズに設定・運用できました
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ワウテックは、利用者数7,000社超を誇るビジネスチャット「WowTalk（ワウトーク）」を中心に、複数の法人向け”Mobility Device Application”の企画、開発、販売。「Communication-Rebuild」という「言語」「距離・時間」「個性」「温度・感情」「経験」という5つの視点からビジネスシーンにおけるコミュニケーション課題をクリアする製品コンセプトをもとに、より快適かつスムーズな職場環境の醸成・実現をサポートします。
課題
- 紙ベースの経費申請のため工数がかかり、ミスが多発していた
- ワークフローは別サービスを利用していたが、フォーマット設定が負担だった
決め手
- フォーマットが多く、設定から運用まで簡単に行える
- 会計ソフトへの連携が容易
効果
- 申請者側も管理者どちらも工数が削減した
- 外出先からも申請・確認でき、管理がスピーディーかつ便利に
ワウテック株式会社様は、経費精算のミスや手間の削減のためにジョブカン導入を決めました。経緯や導入後の効果を伺いました。
申請業務のミスと負担を軽減したい
ジョブカン導入前はどのように申請管理をされていましたか？
申請者はExcel（エクセル）で申請書を作成し提出、経理側はそれを印刷したものを会計システムに手入力して管理していました。
どのような点が課題となっていましたか？
手入力だったため申請者側も管理者側も工数が多くミスが発生していました。また、ミスに気が付きにくいという状況となっていました。交通費精算では毎回、交通費を算出して金額を確認するという手間がかかっていました。
導入のきっかけ・ジョブカンを選んだ理由をを教えてください
ワークフローに関しては、ジョブカン導入前に他のクラウドサービスを利用していました。しかし、自分たちでフォーマットを設定する必要があり多くの工数がかかっていたため、乗り換えを検討。いろいろと調べる中でジョブカンを見つけ、一か月のトライアルをしました。ジョブカンはフォーマットのテンプレートが多く、項目を作るだけで初期設定・運用ができる点がよかったです。
こうした経緯でジョブカンワークフローを導入・利用していたため、経費精算も同じジョブカンシリーズを導入することにしました。経費精算については、会計システムへの連携が容易な点も決め手となりました。
スピーディーな申請・確認ができるようになり、作業効率が上がりました
初期設定は問題なく行えましたか？
システム導入から社内浸透まで1、2か月ほどでした。初期設定はフォーマットが用意されているためスムーズに行えました。運用し始めてから、「ここは変えた方がいいよね」といった意見もあり自分たちで調整を行なっていました。設定はあまり難しくなかったのでサポートなども特に利用せずに行うことができました。
ジョブカン導入後の効果はいかがですか？
経費精算提出、出張申請と出張報告の提出に主に利用しています。申請者側は、特に交通経路検索機能にて手間の削減ができました。また、内部監査で求められたときも、必要な書類をスピーディーに検索できるのがいいですね。
ジョブカンはスマホにも対応しているため、外出中でも簡単に申請が行えます。締め日に社内に戻れなくても精算が行えるので、楽になったと思います。経理側は、これまで手入力していた部分がCSVファイルのインポートだけになり、工数削減となりました。
導入してよかったと思う場面がありましたら教えてください
データ管理となったため紙の保管場所に困らなくなりました。また、通勤定期券の範囲を考慮した経路検索ができるようになったことも大きな改善だと感じています。
